Sixtus Cloud Scanner

GDPR Compliant og Ustruktureret Data

Mange virksomheder har allerede implementeret strenge GDPR-guidelines datapolitikker til deres strukturerede data (egne databaser og brugerflader). Men disse løsninger og retningslinjer afvikler ikke den langt større og problematiske udfordring i håndteringen af ustrukturerede data, som forekommer ofte som fritekst i mails, vedlagte bilag i samme, samt filer i fælles drev. Da alt vedrørende dataen er op til den enkelte medarbejder, er der ligeledes også stor frihed i brugen, organiseringen, og lagringen af dataen, og det er netop dét, der det gør dokumentationen, sletningen eller flytningen, og adgangskontrollen umulig at udføre.

Problem

Mangel på Kendskab

42% af EU-medarbejdere ved ikke hvornår et dokument bør slettes eller gemmes*
39% af EU-medarbejdere ved ikke hvor deres potentielle kritiske GDPR-dokuemter findes*

Mangel på Organisation

GDPR-dokumenter er godt skjult i e-mails, bilag, glemte mapper i OneDrive ogSharePoint

Mangel på Kontrol

90% of EU-virksomheder forventer store komplikationer ved sletningsprocessen af data*
Data-governance vedrørende ustruktureret data er besværligt og kompliceret at danne sig overblik over i en virksomhed

Løsning

Uddanner

Oplys dine kollegaer med klassificerende tags i mail-systemet og bilag idét de bliver modtaget!

Kategoriserer alt tekst og bilag i mail-boksen, OneDrive og SharePoint med tags efter GDPR-kategorier, og viser overblik over scannet data i et web-interface

Bemyndiger

Giv dine kollegaer mulighed for at handle så hurtigt som muligt: Slet eller flyt og opbevar dataen det rigtige sted

På den måde er dine kollegaer konstant underrettet og undgår databrud før kritiske dokumenter flyttes det forkerte sted hen!

Kontrollere

Din GDPR-ansvarlige kan til hver en tid tilgå det dynamiske site over organisationen for at se statistik, tilgå processer, og finde mulige trusler ovenfra

Jeres data, jeres regler

Fortrolighed

Alt data, mails og dokumenter er scannet lokalt, hvorfor intet data er læst, kopieret eller flyttet!
Scanneren kører som SAAS, så hverken Sixtus eller andre tredjeparter har adgang til dataen

Data-ejerskab

Data bliver ikke slettet, men slette-, flytte- og adgangsprocesser kan nemt opsættes til at flugte organisationens arbejdsgange

Administratoren har nem adgang til et sikkerheds- og adgangsoverblik over data, og kan ændre i dem efter ønske
Data bliver ikke ændret af scanneren, blot kategoriseret efter indhold og gemt sammen med observationerne i en af organisationens databaser

Kontrol

Med scanneren har DPO-teamet værktøjer til at sikre, at vedhæftede og delte filer håndteres rettidigt.

Helt Enkelt

Simple categories

Sixtus scanner reports 3 levels of GDPR compliance issues in 3 colours.

GDPR

Indhold med ordinær, personhenførbar information (typisk demografisk data)

GDPR Confidential

Indhold med finansiel eller juridisk henførbart data (fx. lønsedler, bøder)

GDRP Sensitive

Indhold med sensitiv, personlig information (fx. sundhedsrelateret data, køn og seksualitet, politisk orientering eller affiliering)

Reportering

Outlook

Sixtus Cloud Scanner tildeler op til tre kategorier til alt scannet data i tre forskellige farver

Kategorierne kan ses både i Outlook-appen og på websitet og både på telefonen og computeren!

Kategorierne er tildelt hvis selve mail eller bilag indeholder personhenførbar data, og kan tilgås i flere detaljer på report-siden

Rapportsiden

Rapportsiden indeholder dybdegående information om scannet data (forsiden vist nedenfor).
Brugere får adgang til analyse og information af deres egen data, og administrator(erne) får overblik over hele organisationen
Websitet er dynamisk, og kan med få klik sortere og filtrere netop den data du ønsker at finde, om det er kategorier eller placering!